Tilgængelige PDF-dokumenter

Allerførst skal du spørge dig selv: Kan indholdet i dokumentet udgives som en webside i stedet for en PDF?

Det er langt lettere at gøre en webside end et dokument tilgængeligt. Derudover har brugere med hjælpemidler som skærmlæsere typisk lettere ved at bruge en webside end et dokument. 

Læg derfor dit indhold op som webside og ikke et dokument, med mindre der er rigtig gode grunde til at udgive indholdet som et dokument.

Læs hvordan du laver Tilgængelige websider.

Inden du konverterer dit dokument fra Word til PDF, bør du sikre, at Word-dokumentet er så tilgængeligt som muligt. Læs hvordan på siden Tilgængelige Word-dokumenter.

Hvis du følger guiden herunder til at konvertere, sikrer du, at PDF'en får samme grad af tilgængelighed, som du har sørget for i Word-dokumentet.

Sådan konverterer du fra Word til PDF:

1. Vælg fanen Filer.
2. Vælg Gem som.
3. Vælg Flere indstillinger i højre side under dokumentets navn.
   
4. I Gem som-boksen, der kommer frem, skal du vælge PDF ud for Filtype.
5. Vælg Standard (onlineudgivelse og udskrivning) ud for Optimer til. Hvis du vælger Mindste størrelse, vil PDF'en ikke leve op til tilgængelighedskravene.
   
6. Tryk Gem.

Inden du lægger PDF'en på skat.dk, skal du som en ekstra sikkerhed tjekke, at der ikke er problemer med dokumentets tilgængelighed.

Der findes mange værktøjer på nettet til at tjekke for problemer med tilgængeligheden i en en PDF. Vi anbefaler det gratis værktøj PAVE, som både kan tjekke for og rette mange problemer.

Det er desværre ikke alle potentielle problemer, som kan fanges af et værktøj. Nogle problemer er man nødt til at tjekke for manuelt.

Sådan tjekker du en PDF med PAVE:

1. Gå til den gratis online tilgængelighedstjekker PAVE (pave-pdf.org).
2. Tryk Start PAVE.
3. Tryk Upload a new file.
   
4. Vælg din PDF og tryk Åbn i boksen, der kommer frem.
5. Nu får du en rapport i venstre side. Rapporten viser først en status på hvor, mange problemer PAVE kunne rette automatisk.
   
6. Hvis PAVE har fundet problemer, som det ikke kunne rette automatisk, er de markeret med rødt. Følg anvisningerne i PAVE og ret fejlene. Typiske fejl kan være:
   • Dokumenttitlen i metadata mangler.
   • Dokumentsproget i metadata er ikke angivet.
   • Indhold mangler "strukturkoder" (fx hvis en overskrift ikke er opmærket som overskrift).
   • Billeder eller figurer mangler alternative tekster.
   • Strukturkoder for overskrifter er ikke brugt korrekt, fx Heading 2 kommer før Heading 1.
7. Når alle fejl er rettet, kan du downloade dokumentet nederst på siden.

Det bør du tjekke manuelt:

Selvom PAVE melder nul problemer, bør du manuelt tjekke følgende:

• Læserækkefølgen - Er læserækkefølgen i orden, det vil sige den rækkefølge, i hvilken en skærmlæser læser indholdet op? Svarer den til den visuelle og logiske rækkefølge?
• Dokumentsproget - Svarer det dokumentsprog, der er angivet i metadata, til sproget i dokumentet? Hvis dokumentet fx er dansk, men dokumentsproget er angivet som engelsk, kan skærmlæsere ikke oplæse indholdet, så det er forståeligt.
• Dokumenttitlen - Er den indsatte dokumenttitel i metadata en god beskrivelse af dokumentet?
• Strukturkoder - Svarer strukturkoderne (heading 1, heading 2, paragraph osv) til det faktiske indhold?
• Alternative tekster - Formidler de alternative tekster for billeder, figurer og diagrammer betydning på på en fornuftig og præcis måde?

Hvis du finder problemer, kan du rette dem direkte i PDF'en ved at bruge værktøjet PAVE. Vi anbefaler dog, at du i stedet går til kilden (fx Word) og retter fejlen der, inden du igen konverterer til PDF.

Hvis du ikke har kildefilen, og derfor må rette problemer direkte i PDF’en, kan du med fordel se videoen Introduction to PAVE v2.0 (youtube.com), der gennemgår fejlretning i PAVE.

Tjek gerne, at du kan svare "Ja" til begge spørgsmåle nedenfor, inden du publicerer PDF'en på skat.dk.

• Konvertering - Har du konverteret dit Word-dokument som beskrevet i denne guide?
• Tjek tilgængelighed - Har du tjekket tilgængeligheden med PAVE eller et lignende kontrolværktøj, og viser kontrolværktøjet nul problemer?

Du kan også downloade tjeklisten til PDF i printklar udgave.

Skatteforvaltningens vejledningssite om webtilgængelighed med undervisningsmateriale, beskrivelse af brugere etc. på sitet Webtilgængelighed (sharepoint.dk). 

Har du brug for hjælp til kontrolværktøjet PAVE, kan du kigge i PAVEs FAQ (pave-pdf.org) (på engelsk) eller se en Instruktionsvideo til PAVE (youtube.co) (på engelsk).

Digitaliseringsstyrelsen skriver om webtilgængelighed og om offentlige myndigheders efterlevelse af loven på siden Webtilgængelighed (digst.dk).

Kravene om tilgængelighed, som skat.dk skal overholde, er beskrevet på siden Web Content Accessibility Guidelines (WCAG) 2.1 (w3.org).

Har du brug for sparring og support omkring sikring af tilgængelighed, kan du kontakte:

Skattestyrelsen: Design og Digital - Skriv til web@sktst.dk.

Andre styrelser: Kontakt kommunikationskontoret eller ledelsessekretariatet i din styrelse.